top of page

Procedura zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów w firmie Mastpol Sp. z o.o. Sp. k.

Na podstawie Dyrektywy PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.

w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

§1

DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

 

  1. Zarządzie spółki - rozumie się przez to Zarząd spółki Mastpol,

  2. Członku zarządu - rozumie się przez to Członka zarządu w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

  3. Pracowniku rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. w rozumieniu przepisu art. 22 §1 Kodeksu pracy;

  4. Współpracowniku rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na rzecz firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. na podstawie umowy cywilnoprawnej;

  5. Sygnaliście rozumie się przez to osobę, dokonującą zgłoszenia nieprawidłowości, której przyznano status sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze;

  6. Nieprawidłowości - rozumie się przez to taki stan faktyczny, będący następstwem działania lub zaniechania, świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne. Jest to również każde działanie czy zaniedbanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne;

  7. Procedurze rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów,

  8. Osobie uprawnionej do dokonania zgłoszenia rozumie się przez to osobę, która posiada prawo i obowiązek dokonania Zgłoszenia;

  9. Zgłoszeniu nieprawidłowości/Zgłoszeniu rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o nieprawidłowościach.

  10. Zgłaszającym rozumie się przez to osobę dokonującą zgłoszenia nieprawidłowości przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;

  11. Osobie odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za rozpatrzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości;

  12. Wstępnej analizie zgłoszenia rozumie się przez to weryfikację treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego
    oraz przyznania zgłaszającemu statusu sygnalisty, w ramach której osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą
    o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu nieprawidłowości;

  13. Postępowaniu wyjaśniającym rozumie się przez to postępowanie, które prowadzone jest w związku ze złożonym Zgłoszeniem, na zasadach określonych w niniejszej procedurze;

  14. Komisji - rozumie się przez to wewnętrzną Komisję powołaną zarządzeniem Członka zarządu, do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu nieprawidłowości, działającą wg zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego;

  15. Rejestrze Zgłoszeń Nieprawidłowości (Rejestrze) rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi zgłoszeniami.
     

§2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

  1. Strategia działania Zarządu spółki oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz powstawaniu innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji,
    jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.

  2. Procedura jest elementem systemu kontroli zarządczej, jej podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.

  3. Zarząd spółki prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.

  4. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w spółce poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.

  5. Procedura określa w szczególności:

    1. zakres nieprawidłowości objętych procedurą,

    2. zakres osób uprawnionych,

    3. zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,

    4. odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,

    5. proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,

    6. zasady zachowania  poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.
       

§3

ZAKRES PROCEDURY

 

  1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:

    1. pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

    2. osoby działające w imieniu i na rzecz firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

    3. wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z firmą MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.

  2. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:

    1. podmiotów powiązanych z firmą MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

    2. osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

    3. pracowników i współpracowników firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,

    4. podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z firmą MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

    5. pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz spółki niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał
      w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z firmą MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

  3. Przez  nieprawidłowości  należy  rozumieć  posiadane  przez  osoby  uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:

    1. podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez Członków zarządu,

    2. niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez Członków zarządu,

    3. niezachowaniu należytej staranności  wymaganej w danych okolicznościach w działaniach Członków zarządu,

    4. nieprawidłowościach w organizacji działalności firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k., które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,

    5. naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa firma MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

    6. naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k..

       

§4

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

 

  1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k., oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. jest Pan Piotr Kowalski.

  2. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane
    w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość.

     

§5

SYGNALISTA

 

  1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy,
    by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.

  2. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.

  3. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.

  4. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary).

  5. Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

  6. Przekroczenie terminu, o którym mowa powyżej, uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.

  7. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

     

§6

OCHRONA SYGNALISTY

 

  1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.

  2. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

  3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości.

  4. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.

  5. Szczegółowe zasady ochrony danych sygnalisty określa Załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.

§7

ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 

  1. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane za pomocą:

    1. dedykowanej skrzynki mailowej piotr.kowalski@bhpnpd.pl

    2. poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego pod adresem www.mastpol.com.pl - wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik
      Nr 1 do niniejszej procedury,

    3. osobiście u Pana Piotra Kowalskiego

    4. telefonicznie po nr tel. 507 24 032

    5. pocztą na adres MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. 81-198 Kosakowo ul. Tulipanowa 2.
       

  2. głoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:

    1. datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,

    2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,

    3. wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,

    4. wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,

    5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.
       

  3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

     

§8

ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

 

  1. Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pośrednictwem e-mail na adres: piotr.kowalski@bhpnpd.pl

  2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń
    ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.

  3. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty.

     

§9

FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

 

  1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.

  2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.

  3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem,  może  zostać  pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

  4. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.

  5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. związanej z fałszywym zgłoszeniem.

     

§10

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

 

  1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby odpowiedzialne za zgłoszenie.

  2. Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni roboczych od dnia wpływu,:

    1. wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości na formularzu, którego wzór określono w Załączniku Nr 2 do niniejszej Procedury (możliwe tylko w przypadku zgłoszenia nie anonimowego),

    2. dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia.,

    3. nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej statusu Sygnalisty.

  3. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Komisją wyjaśniającą, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.

  4. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję sprawuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.

  5. Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.

  6. Rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.

  7. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 90 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego.

  8. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport, który obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie załatwienia sprawy i przedstawia
    go Zarządowi spółki.

  9. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek poinformować Sygnalistę o sposobie załatwienia sprawy w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia.

  10. Szczegółowe zasady przeprowadzania postępowania wyjaśniającego określono w Załączniku Nr 5 do niniejszej Procedury.


 

§11

REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 

  1. W Rejestrze nieprawidłowości rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.

  2. Za prowadzenie Rejestru Nieprawidłowości w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. odpowiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.

  3. Rejestr Nieprawidłowości zawiera w szczególności:

    1. dane kontaktowe Sygnalisty, chyba że zgłoszenie nieprawidłowości miało charakter anonimowy,

    2. wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia,

    3. przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,

    4. osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia,

    5. wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).

  4. Wzór Rejestru Zgłoszeń Nieprawidłowości stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej Procedury

  5. Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 5 lat od czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.

Załączniki do niniejszej Procedury:

  1. Załącznik Nr 1 – Formularz zgłoszenia nieprawidłowości

  2. Załącznik Nr 2 – Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości

  3. Załącznik Nr 3 – Rejestr zgłoszeń nieprawidłowości

  4. Załącznik Nr 4 – Szczegółowe zasady ochrony danych sygnalisty

  5. Załącznik Nr 5 – Szczegółowe zasady przeprowadzania postępowania wyjaśniającego

Załącznik nr 1 do Procedury zgłaszania nieprawidłowości

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Załącznik nr 2 do Procedury zgłaszania nieprawidłowości

POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Niniejszym potwierdza się, przyjęcie zgłoszenia nieprawidłowości, które zostało dokonane przez …………………….. dnia ...................................i dotyczy nieprawidłowości polegającej na

 

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

……………………………..

 

 

Niniejszym stwierdza się, że zgłaszającemu nadano/odmówiono nadania statusu Sygnalisty. Odmowa nadania zgłaszającemu statusu Sygnalisty wynika z następujących względów:

 

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

podpis osoby odpowiedzialnej za zgłoszenie

Załącznik nr 3 do Procedury zgłaszania nieprawidłowości

REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Wzór

Lp.

Imię i nazwisko

Imię i nazwisko

Stanowisko

Pełniona rola

Sposób kontaktu

1

...

...

...

...

...

2

...

...

...

...

...

3

...

...

...

...

...

4

...

...

...

...

...

5

...

...

...

...

...

6

...

...

...

...

...

Załącznik nr 4 do Procedury zgłaszania nieprawidłowości

SZCZEGÓŁOWE ZASADY OCHRONY DANYCH SYGNALISTY

  1. W Procedurze przez Sygnalistę,  rozumie  się  osobę zgłaszającą nieprawidłowości w sprawach, w których nie jest stroną ani uczestnikiem, na rzecz stron lub uczestników tych postępowań.

  2. Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza nieprawidłowości, która nie robi  tego ze względu na swój własny interes prawny.

  3. Sygnalista nie jest świadkiem w postępowaniu, które zostanie zainicjowane na skutek jego zgłoszenia, nie jest też uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania.

  4. Sygnalista nie staje się stroną postępowania administracyjnego w rozumieniu przepisów art. 28 k.p.a., w sprawie toczącej się na skutek otrzymanego od niego zgłoszenia.

  5. Dane osobowe osoby, której nadano status Sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.

  6. Dane Sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania  stronom  i  uczestnikom  tego  postępowania,  bez  wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony Sygnalisty.

  7. Dla spraw, zgłaszanych przez osobę, której nadano status Sygnalisty tworzy się odrębny rejestr spraw.

  8. Osoba otrzymująca zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych Sygnalisty na dalszych etapach postępowania.

  9. Od Sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te które zostały przez niego wskazane w przekazanym  zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na jednoznaczną identyfikację.

  10. Dane Sygnalisty  nie  są  ujawnianie  w  żadnym  z  dokumentów  związanych z postępowaniem.

  11. Danych Sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.

  12. Danych Sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem.

  13. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w zakresie w jakim informacja stanowi informację publiczną w ramach sprawy zarejestrowanej w związku z przekazanym przez niego zgłoszeniem.

Załącznik nr 5 do Procedury zgłaszania nieprawidłowości

SZCZEGÓŁOWE ZASADY PRZEPROWADZANIA POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO

I Zasady ogólne

  1. Szczegółowe zasady przeprowadzania postępowania wyjaśniającego stanowią zbiór zasad, norm oraz wytycznych jak również praw i obowiązków osób zgłaszających nieprawidłowości oraz osób zaangażowanych w jego przeprowadzenie.

  2. W trakcie postępowania wyjaśniającego wszelkie informacje zawarte w zgłoszeniu podlegają weryfikacji oraz obiektywnej ocenie.

  3. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem poszanowania godności, dobrego imienia pracowników, osób trzecich oraz wszystkich osób zaangażowanych w sprawę.

  4. Jeśli w trakcie prowadzonego postępowania zgłoszone fakty nie zostaną potwierdzone, uprawdopodobnione postępowanie wyjaśniające ulega zakończeniu.

  5. Każde zgłoszenie podlega weryfikacji i rejestracji.

  6. W celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych osoba odpowiedzialna za przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszenia, a także członkowie Komisji
    mogą przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie i/lub świadków zgłoszonego zdarzenia bez jej /ich zgody.

II Sposób zgłoszenia i jego charakter​​

  1. Zgłoszenia nieprawidłowości dokonuje się przez dedykowane do tego kanały:

    1. skrzynka mailowa piotr.kowalski@bhpnpd.pl,

    2. poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości,

    3. osobiście u Pana Piotra Kowalskiego,

    4. telefonicznie po nr tel. 507 254 032,

    5. pocztą na adres MASTPOL SP. z o.o. Sp. k. 81-198 Kosakowo ul. Tulipanowa 2.​


       

  2. Zgłoszenie może mieć charakter jawny, poufny lub anonimowy.
    2.1. Zgłoszenie jawne ma miejsce w sytuacji, której sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie tożsamości własnej osobom zaangażowanym w prowadzenie
    postępowania oraz osobom postronnym.
    2.2. Zgłoszenie poufne ma miejsce w sytuacji, której dane sygnalisty dostępne są wyłącznie osobom upoważnionym.
    2.3. Zgłoszenie anonimowe nie pozwala na identyfikację sygnalisty.

     

  3. Zgłoszenie musi zawierać w szczególności:dane osoby zgłaszającej ( o ile nie jest to zgłoszenie anonimowe)

  1. datę i miejsce sporządzenia,

  2. datę wpływu,

  3. dane osoby, która dopuściła się nieprawidłowości, w tym imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,

  4. opis nieprawidłowości,

  5. opis rzeczywistych i potencjalnych skutków,

  6. działania podjęte przez zgłaszającego w celu eliminacji nieprawidłowości,

  7. dowody potwierdzające przedstawiane fakty

III Osoby odpowiedzialne
 

  1. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń jest osobą odpowiedzialną za wszczęcie oraz przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego,
    chyba, że postępowanie dotyczy jego osoby.

  2. W sytuacji, której postępowanie dotyczy osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń, Zarząd spółki lub osoba przez niego wskazana wyznacza osobę inną, niż osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, do wykonania czynności wszczęcia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

  3. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń lub osoba wyznaczona może – jeśli sytuacja tego wymaga  –  zobowiązuje (na piśmie) osobę,
    której zgłoszenie dotyczy, do wystosowania pisemnych wyjaśnień w sprawie.

  4. Osoba zobowiązana do złożenia wyjaśnień jest zobligowana do ich  przedłożenia w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania, w sposób pisemny.

  5. Każda osoba, której dotyczą zarzuty ma prawo do ochrony prawnej na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

IV Obsługa zgłoszenia

  1. Zgłoszenie podlega weryfikacji i rozpatrzeniu w terminie wskazanym w Procedurze.

  2. Zgłoszenia rozpatrywane są w kolejności ich złożenia.

  3. W trakcie trwania weryfikacji    zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń lub osoba uprawniona może weryfikować przedłożone dokumenty, wnioskować o wyjaśnienia i w sposób oparty na poszanowaniu godności i prawa do prywatności sprawdzać przedstawione w zgłoszeniu fakty.

  4. Z każdego postępowania wyjaśniającego osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń sporządza notatkę i przekazuje Zarządowi spółki.

  5. Jeśli zgłoszenie nie było anonimowe o jego wyniku informowany jest Sygnalista.

bottom of page