Procedura zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów w firmie Mastpol Sp. z o.o. Sp. k.

PREAMBUŁA

 

Celem niniejszej procedury jest stworzenie odpowiedzialnej i silnej organizacji, w której środowisko pracy będzie sprzyjać rozwojowi, zabezpieczaniu interesów oraz realizacji zamierzonych celów. W tym celu niezbędne jest przeciwdziałanie możliwym naruszeniom prawa lub wykrywanie nieprawidłowości, przy uwzględnieniu szeregu aspektów,
w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, a także relacji z różnymi grupami współpracowników. W przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości będziemy podejmować odpowiednie działania dążące do ich przeciwdziałaniu. Działania te mogą obejmować nawet zakończenie współpracy.

 

Wdrożenie niniejszej procedury stanowi realizację obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024, poz. 928), dalej u.o.s. Procedura była przedmiotem konsultacji z przedstawicielem osób świadczących pracę na rzecz Mastpol Sp. z o.o. Sp. k.,
wyłonionym w trybie przyjętym w Mastpol Sp. z o.o. Sp. k.

​

​

§1

DEFINICJE

​

Użyte w niniejszej Procedurze określenia oznaczają:

 

1. Zarząd spółki - Zarząd spółki Mastpol Sp. z o.o. Sp. k.,

2. Członek zarządu - Członek zarządu w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

3. Pracownik - osobę pozostającą w stosunku pracy w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.;

4. Współpracownik - osoba świadczącą usługi na rzecz firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. na podstawie umowy cywilnoprawnej;

5. Zgłaszający – osoba fizyczna dokonująca zgłoszenia nieprawidłowości przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;

6. Sygnalista – zgłaszający, któremu przyznano status sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa;

7. Nieprawidłowości - rozumie się przez to taki stan faktyczny, będący następstwem działania lub zaniechania, świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne. Jest to również każde działanie lub zaniechanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne;

8. Zgłoszenie nieprawidłowości/Zgłoszenie - przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o nieprawidłowościach.

9. Koordynator ds. zgodności - osoba odpowiedzialna za obsługę i rozpatrzenie zgłoszeń

10. Wstępna analiza zgłoszenia - weryfikacja treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu statusu sygnalisty, w ramach której Koordynator ds. zgodności ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu nieprawidłowości;

11. Postępowanie - postępowanie, które prowadzone jest w związku ze złożonym Zgłoszeniem, na zasadach określonych w niniejszej procedurze oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa;

12. Zespół ds. zgodności - wewnętrzny zespół powołany zarządzeniem Członka zarządu, do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu nieprawidłowości, działającą wg zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego;

13. Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych - rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi zgłoszeniami.
     

​

§2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

1. Strategia działania Zarządu spółki oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz powstawaniu innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji,
   jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.

2. Procedura jest elementem systemu kontroli zarządczej, jej podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.

3. Zarząd spółki prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.

4. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie efektywnego i jednolitego systemu informowania o nieprawidłowościach w spółce poprzez stworzenie bezpiecznych
   kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.

5. Procedura określa w szczególności:

   1. zakres nieprawidłowości objętych niniejszą Procedurą,

   2. zakres osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia,

   3. zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,

   4. odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,

   5. zasady podejmowania działań związanych z przyjętym zgłoszeniem, w tym podejmowania działań następczych,

   6. zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń,

   7. zasady przetwarzania danych osobowych w związku z przyjętym zgłoszeniem.

6. Mastpol Sp. z o.o. Sp. k. wyznaczył Koordynatora ds. zgodności jako osobę upoważnioną do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej.

7. Koordynator ds. zgodności podejmuje działania w sposób bezstronny i zachowaniem należytej staranności. W celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego wymagającego specjalistycznej wiedzy Koordynator ds. zgodności może powołać Zespół ds. zgodności.
    

​

§3

ZAKRES PROCEDURY

 

1. Postanowienia niniejszej procedury mają zastosowanie do zgłaszających, którzy zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą,
   w tym:

   1. pracownik,

   2. pracownik tymczasowy,

   3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

   4. przedsiębiorca,

   5. prokurent,

   6. akcjonariusz lub wspólnik,

   7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

   8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,

   9. stażysta, wolontariusz, praktykant,

   10. kandydat biorący udział w procesie rekrutacji.

2. Zgłoszenie może być dokonane przez sygnalistę także przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy
   lub usług, lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym, lub na rzecz tego podmiotu, lub już po ich ustaniu.

3. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

   1. korupcji,

   2. zamówień publicznych,

   3. zdrowia publicznego (np. zagrożenia życia lub zdrowia),

   4. ochrony konsumentów,

   5. ochrony prywatności i danych osobowych,

   6. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

   7. usług, produktów i rynków finansowych,

   8. przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

   9. interesów finansowych skarbu państwa rzeczypospolitej polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz unii europejskiej (nieuprawnione wykorzystanie środków publicznych i majątku),

   10. rynku wewnętrznego unii europejskiej, a w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

   11. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

   12. bezpieczeństwa transportu,

   13. ochrony środowiska,

   14. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

   15. bezpieczeństwa żywności i pasz,

   16. zdrowia i dobrostanu zwierząt,

   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z kategoriami wskazanymi
       w powyższych punktach.

   18. zdarzeń o charakterze konfliktu, mobbingu lub dyskryminacji, w tym molestowania lub molestowania seksualnego,

   19. sytuacji zagrożenia bezpieczeństwa i higieny pracy lub środowiska.

4. Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:

   1. podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez Członków zarządu,

   2. niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez Członków zarządu,

   3. niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach Członków zarządu,

   4. nieprawidłowościach w organizacji działalności firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k., które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,

   5. naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa firma MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

   6. naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w firmie MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.

5. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:

   1. podmiotów powiązanych z firmą MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

   2. osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

   3. pracowników i współpracowników firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,

   4. podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego działanie pozostawało w związku z wykonywaniem umowy zawartej
      z firmą MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k.,

   5. pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz spółki niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego działanie
      pozostawało w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z firmą MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k..
      
       

§4

OCHRONA PRAWNA SYGNALISTY

 

1. Sygnalista podlega ochronie prawnej od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie jego dokonywania oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa. Bez znaczenia pozostaje fakt czy w toku postępowania wyjaśniającego informacje te się potwierdzą.

2. Sygnalista nie jest objęty ochroną na gruncie u.o.s., jeżeli dokonał zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w złej wierze lub na podstawie sfałszowanych informacji.
   W takiej sytuacji mogą być wyciągnięte konsekwencje prawne i służbowe wobec osoby dokonującej takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

3. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

4. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego Koordynator ds. zgodności nadaje mu status sygnalisty zgodnie
   z powyższymi zasadami.

5. Ochroną przysługującą sygnaliście są objęte również osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą.

6. Członkowie Zespołu ds. zgodności, jeśli nie wymaga tego charakter czynności wyjaśniających, nie są informowani o tożsamości sygnalisty.

7. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby ich zastosowania.

8. Przykłady działań odwetowych dla osób świadczących pracę na podstawie stosunku pracy:

   1. odmowa nawiązania stosunku pracy,

   2. wypowiedzenie umowy lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia,

   3. nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej
      umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

   4. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę,

   5. wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu,

   6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń,

   7. przeniesienie na niższe stanowisko pracy,

   8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

   9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty,

   10. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

   11. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy,

   12. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,

   13. przymus, zastraszanie lub wykluczenie,

   14. mobbing,

   15. dyskryminacja,

   16. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,

   17. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

   18. nieuzasadnione skierowania na badania lekarskie, w tym psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,

   19. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienie w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,

   20. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,

   21. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

9. Przykłady działań odwetowych dla osób świadczących pracę lub usługi na podstawie innych stosunków prawnych:

   1. wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów
      lub świadczenia usług,

   2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebrania uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
       

​

§5

ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 

1. Wszelkie informacje dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, które mieści się w zakresie przedmiotowym wyżej opisanym, sygnalista może zgłaszać
   do Koordynatora ds. zgodności.

2. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane
   w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość.

3. W sytuacji, której postępowanie dotyczy osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń, Zarząd spółki wyznacza osobę inną, niż osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, do wykonania czynności wszczęcia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

4. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem poszanowania godności, dobrego imienia pracowników, osób trzecich oraz wszystkich osób zaangażowanych w sprawę.

5. W zgłoszeniu należy podać swoje dane osobowe umożliwiające identyfikację oraz adres do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej),
   za pośrednictwem których będzie prowadzona dalsza korespondencja.

6. Zgłoszenie może być także dokonane anonimowo.

7. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być dokonywane za pośrednictwem następujących kanałów kontaktu:

   1. pisemnie na adres: Mastpol Sp. z o.o. Sp. k., ul. Tulipanowa 2, 81-198 Kosakowo, z dopiskiem „NARUSZENIA” lub „SYGNALISTA”

8. elektronicznie: sygnalisci@mastpol.pl

9. Zgłoszenia można dokonać z wykorzystaniem formularza, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

10. Po przyjęciu zgłoszenia Koordynator ds. zgodności dokonuje jego wstępnej weryfikacji i oceny.

11. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania Koordynator ds. zgodności wszczyna postępowanie wyjaśniające.

12. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia Koordynator ds. zgodności potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu,
    na który należy przekazać potwierdzenie.

13. Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz podjęcie działań następczych.

14. Przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Koordynator ds. zgodności przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub przypadku nieprzekazania potwierdzenia (jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie) w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać informację zwrotną.

15. W ramach prowadzonego postępowania dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a przypadkowo zebrane są usuwane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

16. Jeżeli zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w ramach innej wewnętrznej procedury, zostanie przekazane w formie zanonimizowanej do odpowiedniej jednostki zajmującej się takimi zgłoszeniami.

17. W ramach postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. zgodności ma prawo do:

    1. dostępu do dokumentów oraz danych w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia zgłoszenia, w tym danych ze służbowego sprzętu z uwzględnieniem przepisów
       o ochronie danych osobowych, zasad w zakresie ochrony prywatności i tajemnicy korespondencji;

    2. uzyskiwania ustnych i pisemnych informacji oraz wyjaśnień od wszystkich współpracowników;

    3. konsultacji, w niezbędnym zakresie, informacji i danych uzyskanych przez sygnalistę.

18. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. zgodności sporządza raport i przedstawia propozycję działań następczych.

19. Przykładowe działania następcze:

    1. zakończenie postępowania wyjaśniającego bez podejmowania dalszych działań w przypadku niepotwierdzenia informacji wskazanych w zgłoszeniu,

    2. zmiany w procedurach wewnętrznych,

    3. wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym,

    4. zmiany lub rotacje na stanowiskach,

    5. przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi współpracownikowi, który dopuścił się naruszenia prawa,

    6. upomnienie współpracownika, który dopuścił się naruszenia prawa, pozbawienie go nagrody lub premii, złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego,
       z uwzględnieniem zasad określonych w przepisach prawa pracy,

    7. złożenie zawiadomienia do właściwych organów administracji publicznej,

    8. złożenie zawiadomienie o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (popartym zgromadzonymi dowodami),

    9. poinformowanie właściwych służb (w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów),

    10. podjęcie działań cywilnoprawnych dotyczących zawartych umów, naprawienia szkody lub wypłacenia odszkodowania.
        
         

§6

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

1. W ramach realizacji niniejszej Procedury dane osobowe są przetwarzane wyłącznie przez osoby posiadające pisemne upoważnienia. Osoby te są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

2. Dokumenty zawierające dane związane ze zgłoszeniem są przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieupoważnionych. Pliki zawierające dane związane
   ze zgłoszeniem są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem poprzez szyfrowanie.

3. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnianiu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
   Wyjątkiem są postępowania prowadzone przez organy publiczne lub sądy (w zakresie obowiązujących przepisów prawa, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie).

4. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji niniejszej procedury:

   1. Administratorem danych osobowych zawartych w zgłoszeniu oraz przetwarzanych w ramach rozpatrywania zgłoszenia jest Mastpol Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą
      w Kosakowie 81-198, ul. Tulipanowa 2 (dalej Administrator). Administrator przetwarza tylko te dane osobowe, które są niezbędne dla rozpatrzenia zgłoszenia.

   2. Administrator przetwarza dane osobowe w celu przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji oraz podjęcia działań, w zakresie obsługi zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń, do obsługi których jest zobowiązanych na podstawie u.o.s.

   3. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować elektronicznie: ochronadanych@mastpol.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

   4. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnianie podmiotom upoważnionym do odbioru Pani/Pana danych osobowych na podstawie i w granicach przepisów prawa,
      a także podmiotom przetwarzające dane osobowe w ramach świadczenia usług na rzecz Administratora. Dane mogą być udostępnianie np. uprawnionym organom publicznym, dostawcom usług IT.

   5. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wynikających z niniejszej procedury z uwzględnieniem poniższych okresów:

      1. dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;

      2. dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego,
         w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;

      3. dane osobowe, które nie maja znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.
         Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

5. Podanie danych osobowych w ramach przekazania zgłoszenia jest wymogiem ustawowym. Obowiązek ich podania wynika z u.o.s. Niepodanie tych danych spowoduje brak możliwości rozpatrzenia zgłoszenia (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych).

6. Posiada Pani/Pan prawo żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania,
   a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

​

​

§7

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

 

1. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony przez Koordynatora ds. zgodności, w sposób zgodny obowiązującymi zasadami ochrony danych osobowych
   oraz zapewniający ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

2. Wpisu do rejestru dokonuje się wyłącznie na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

   1. numer zgłoszenia,

   2. przedmiot naruszenia prawa,

   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

   4. adres kontaktowy sygnalisty (adres do korespondencji lub adres e-mail),

   5. datę dokonania zgłoszenia,

   6. informację o podjętych działaniach następczych,

   7. datę zakończenia sprawy.

4. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
   
    

§8

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

 

1. Sygnalista może również dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, które jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

2. Zgłoszenia zewnętrzne dotyczą naruszeń prawa wskazanych w art. 3 u.o.s.

3. W zgłoszeniu należy podać adres do kontaktu w celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania sygnaliście informacji zwrotnej.

4. Zgłoszenia można dokonać w formie ustnej lub pisemnej (papierowo lub elektronicznie).

5. W ciągu 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia sygnalista powinien otrzymać potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem
   lub Rzecznik Praw obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności
   tożsamości sygnalisty.

6. Wzór potwierdzenia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

7. Organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje na żądanie sygnalisty zaświadczenie, że sygnalista podlega ochronie określonej w u.o.s.

8. Organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a także informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających.

9. Rzecznik Praw obywatelskich oraz organy publiczne są zobowiązane do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych oraz poufności tożsamości sygnalisty.

10. Szczegółowe zasady dokonywania zgłoszenia zewnętrznego są uregulowane w art. 30-50 u.o.s.
    
     

§9

ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI I PRZEPISY KARNE

 

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności
   za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z zastrzeżeniem odpowiednich przepisów prawa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa. Jeżeli zostanie przeciwko sygnaliście wszczęte postępowanie w związku z powyższymi okolicznościami, sygnalista może wystąpić o jego umorzenie, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach prawa.

2. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności
   pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania
   lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

4. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę
   lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy.
   Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem
   umowy o pracę bez wypowiedzenia.

5. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.

6. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie firmy MASTPOL Sp. z o.o. Sp. k. związanej z fałszywym zgłoszeniem.

7. Niektóre naruszenia mogą się wiązać z odpowiedzialnością karną określoną w u.o.s. Możliwe sankcje karne:

   1. Osoba, która chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeżeli osoba ta w tym celu stosuje przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

   2. Osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie,
      karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli osoba ta działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

   3. Osoba, która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,
      podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

   4. Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

​

​

​

Załączniki do niniejszej Procedury:

1. Załącznik nr 1 - Formularz zgłoszenia naruszenia prawa

2. Załącznik nr 2 - Potwierdzenie zgłoszenia naruszenia prawa

3. Załącznik nr 3 - Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

​

​